GYIK

GYIK ÖNKÉNTESEKNEK - A legfontosabb kérdések és válaszok

1. A legfontosabbak

1.1. Hova küldhetem kérdéseimet, észrevételeimet?

A felmerülő kérdéseket és észrevételeket e-mailben várjuk. Írj a következő e-mail címre: ottusavb2019@sportonkentesek.hu 

1.2. Mi takar az érvényes jelentkezés?

Az önkénteseknek ki kell tölteni az online Önkéntes jelentkezési lapot, ahol az alapadatokat adnak meg és verseny-specifikus kérdésekre válaszolnak, valamint megjelölhetik területpreferenciáikat is. FIGYELEM: A jelentkezési lap kérdéseinek hiánytalan kitöltése nélkül nem érvényes a jelentkezés a sporteseményre.

Kiskorúak esetén a jelentkezésnek további érvényességi feltétele is van. Korhatárral és kiskorúakra vonatkozó hozzájárulásokkal kapcsolatos további fontos információ a 2.10. pontban olvasható.

2. Regisztráció

2.1. A regisztrációs felület meddig érhető el?

A jelentkezés folyamatos, a toborzás végének dátumát a rendezvény honlapján nyilvánosságra hozzuk.

2.2. Kiválaszthatom-e, hogy melyik területen szeretnék önkéntesként közreműködni?

Igen, a regisztráció során három preferenciaterület választható ki. A jelentkezők beosztása a kiválasztást követően a regisztrációs felületen bejelölt preferenciák alapján történik.

2.3. Hány napot kell vállalniuk az önkénteseknek?

A jelentkezés feltétele, hogy az önkéntes a versenysorozat során a szükséges időintervallumokban folyamatos elkötelezettséget vállaljon minimum 3 műszakban. 

FONTOS DÁTUMOK  - ÖTTUSA ÉS LAZER RUN VB::

Versenynapok: 2019. szeptember 2-8. (hétfő-vasárnap)
Előkészítő munkálatok: 2018. augusztus 31-szeptember 1. (szombat, vasárnap)
Utómunkálatok: 2018. szeptember 9-10. (hétfő, kedd)

Versenyprogram linkje: 

https://www.uipmworld.org/event/uipm-2019-pentathlon-world-championships

2.4. Vállalhatok-e kevesebb napot önkéntes közreműködésem során?

Szeretnénk, ha önkénteseink végig velünk lennének a feladataink teljesítése során. Amennyiben ebben nehézségeid vannak, kérjük, egyeztess e-mailben az önkéntes irodával: ottusavb2019@sportonkentesek.hu 

2.5. A verseny jelentkezési lapjának kitöltését követően kapunk visszaigazolást?

Minden, a jelentkezési lapot kitöltött, önkéntes azonnal, de legkésőbb 24 órán belül kap visszaigazoló e-mailt a jelentkezésének befogadásáról. Amennyiben nem kapsz  jelentkezéséről visszaigazoló e-mailt 24 órán belül, kérjük, lépj velünk kapcsolatba a következő e-mailcímen: ottusavb2019@sportonkentesek.hu 

A jelentkezés elfogadása nem automatikus, lásd 2.9 pont.

2.6. Van lehetőség módosítani a jelentkezési lapon eredetileg megadott adatokon (terület, sportág választása), vagy újra elölről kell kezdeni a jelentkezési folyamatot?

Nem lehet módosítani és NEM kell a jelentkezési lapot újra beadni. Ha bármit módosítani szerepnél írj az ottusavb2019@sportonkentesek.hu email címre.

2.7. Le lehet-e mondani a jelentkezést?

A jelentkezés lemondható, azonban szeretnénk, ha lemondásodat a lehető leggyorsabban jeleznéd felénk e-mailben, a következő  e-mail címen: ottusavb2019@sportonkentesek.hu

2.8. A feladatokról kapnak tájékoztatást az önkéntesek?

Az önkéntesek részére tájékoztató képzést tartunk egy alkalommal. Ennek keretein belül lesz a versenyről egy általános tájékoztatás és az önkéntesek a konkrét feladataikat is megismerhetik.

2.9. Hogyan tudom meg, hogy kiválasztásra kerültem? Szerződést fogok-e kötni a közreműködésemre vonatkozóan?

Az önkénteseket jelentkezésük elfogadásáról emailben tájékoztatjuk. A versenyen közreműködő önkéntesekkel közreműködésükre vonatkozó önkéntes szerződést kötünk. Ezt a szerződést az önkéntesek emailben kapják meg, nyomtatást követően két példányban aláírva magukkal hozzák a képzésre. A 18. életévüket még be nem töltött önkéntesek szerződését a szülőnek (törvényes képviselőnek) is alá kell írnia. Az aláírt szerződést az önkéntesek a képzésen leadják és a saját példányukat a formaruha felvétellel egy időben a szervező bizottság által is aláírtan kapják meg.

2.10. Van-e korhatár meghatározva?

A jelentkezés feltétele, hogy az önkéntes az esemény kezdete előtt betöltse 16. életévét. Ennél fiatalabb gyerekek esetében kérjük, hogy a szülő írjon nekünk levelet. Kiskorúak esetében szülő engedély kell a részvételhez, mely a jelentkezési lap nyomtatott verziójának aláírásával és az ottusavb2019@sportonkentesek.hu elküldésével történik.

A 14 és 18 év közötti jelentkezők:  Kiskorú önkéntesek esetén az érvényes jelentkezéshez a szülő/törvényes képviselő hozzájárulása is kell. Azok az önkéntesek, akik a jelentkezési lap kitöltésének időpontjában még nem töltötték be a 18. életévüket, legyenek kedvesek a kitöltött jelentkezési lapot kinyomtatni és a végén, az erre a célra kijelölt helyen a szülővel aláíratni. A kinyomtatott és a szülő/gondviselő aláírásával ellátott dokumentumot, kérjük, visszaküldeni részünkre az ottusavb2019@sportonkentesek.hu e-mail címre.

A 14 év alatti, jelentkezők figyelmébe: A kiskorú, 14. életévüket a jelentkezés időpontjában be nem töltött, önkéntesek esetében a jelentkezési lapon szereplő adatokat a szülő/törvényes képviselő jogosult megadni. A jelentkezési lap kitöltésére jogosult szülőt vagy gondviselő, kérjük, hogy legyen kedves a kitöltött jelentkezési lapot kinyomtatni és a végén, az erre a célra kijelölt helyen aláírni. A kinyomtatott és a szülő/gondviselő aláírásával ellátott dokumentumot, kérjük, visszaküldeni részünkre az ottusavb2019@sportonkentesek.hu   e-mail címre, köszönjük!

3. Képzések, beosztás

3.1. Miről szólnak a képzések?

Az önkéntes tájékoztatás ugyan két részből tevődik össze, de ez egy alkalommal tartott képzésben kerül lebonyolításra. A képzés általános részében az önkéntesek tájékoztatást kapnak a versenyhez kapcsolódó hazai és nemzetközi szervezetekről, a szakágakról és helyszínről, a verseny vendégeiről és célcsoportjairól, a lebonyolításról és szolgáltatásokról, a nemzetközi protokollról, kulturális különbségekről, ügyfélszolgálatról, konfliktuskezelésről stb. Ezt követi majd a kiscsoportos területenként képzés, mely során az önkéntesek megismerkednek feladat-területük vezetőjével, a terület céljával és szolgáltatásaival. Egyéni feladatok beosztására is sor kerül, továbbá a felmerülő kérdések is itt beszélhetők meg.

3.2. Hány képzés lesz az eseményig és mennyi időt vesz igénybe? 

Az önkéntes felkészítő program a képzés egy alkalommal került lebonyolításra, mely egy délelőttöt vagy egy délutánt vesz majd igénybe, minimum 2 maximum 4 óra terjedelemben.

3.3. A képzések időpontjai mikor lesznek, hétköznap vagy hétvégén?

A képzést lehetőleg hétvégén (de vagy du.), vagy hétköznap délután, munka/iskola utáni időben tartjuk. A képzések idejéről előre és időben fogjuk tájékoztatni az önkénteseket, hogy azok tervezhetők legyenek. A képzési időszak 2019 szeptember hónaptól kezdődően várható, a pontos időpontokat időben emailben küldjük!

3.4. Milyen következményekkel jár, ha nem tudok részt venni valamelyik képzésen?

A minimumként meghatározott képzéseken kötelező megjelenni! Akadályoztatás esetén kérünk egy emailt!

3.5. Milyen feladatokra lehet számítani az egyes területeken?

Az egyes választható területeken a nevéhez kapcsolódó feladatokra számíthatunk, mit adminisztrációs feladatok, vendégfogadással, tájékoztatás, és egyéb rendezvényszervezéssel kapcsolatos tevékenységek.

3.6. Az önkéntesek mikor tudják meg, hogy melyik területre lettek beosztva? Lehet-e majd módosítani?

A beosztás összeállítása során figyelembe vesszük a regisztráció során megadott preferált feladatköröket. A regisztráció lezárásáig van lehetőség a preferált feladatkörök módosítására, ezt követően történik a beosztás. A beosztást követően csak indokolt esetben, előzetes egyeztetéssel tudunk módosítani. A beosztás és az azzal kapcsolatos tájékoztatást versenyek előtti időszakban minden önkéntes időben megkapja.

3.7. A beosztás során figyelembe veszik az általunk jelölt területeket?

A különböző területekre történő beosztások során figyelembe vesszük az önkéntesek által megjelölt preferenciákat. Igyekezni fogunk az önkéntesek által megjelölt három terület közül az egyik kívánságot teljesíteni. Abban az esetben, ha az esemény szempontjából valamilyen fontos területtel kapcsolatosan valakinek különleges képzettsége van, előfordulhat, hogy egyes önkénteseket megkérünk, hogy átsorolhassuk más feladatkörbe.

4. Feladatok, munkavégzés

4.1. Az általam vállalt munkanapokat én határozhatom meg?

A jelentkezés feltétele, hogy az önkéntes a versenysorozat során lehetőleg a verseny szükséges időintervallumaiban folyamatos elkötelezettséget vállaljon. Ezeket a napokat, illetve műszakokat az önkéntesek határozhatják meg. Kérünk, vedd figyelembe, a  World Urban Games versenynapjai alatt  nem lehetséges pihenőnap kérése.

4.2. A közreműködésnek van előképzettségi követelménye?

Az önkéntes közreműködéshez előképzettségre nincs szükség. Elsődleges szempont, hogy a vállalt időkötelezettségen belül az önkéntesek rugalmasan tudjanak műszakokat vállalni, részt vegyenek a kötelező képzéseken, és lehetőleg legalább középfokon beszéljenek angolul és/vagy valamilyen más nyelven. (Kisebb létszámú nyelvet nem beszélő önkéntesnek is fogunk tudni feladatot találni.) Korábbi sporteseményeken való önkéntes tapasztalat és/vagy sportági ismeret hasznos lehet. Előképzettséget a versenyszervezés, az egészségügyi közreműködések területén (ld. később) és részben média területen fogunk kérni. VIP önkéntesek, Info-pultosok esetében a nyelvtudás kiemelt hangsúlyt kap.

4.3. Meddig tartanak a műszakok?

A műszakok feladatkörönként eltérőek. A legtöbb területen naponta két műszak várható, azonban bizonyos területeken belül néhány pozícióban éjszakai műszakra is szükség lesz. Ezzel kapcsolatban e-mailben kapnak további tájékoztatást az önkéntesek.

4.4. Milyen ruhában kell megjelenni? Kapunk egységes formaruházatot?

Az eseményen közreműködő minden önkéntes kap egységes formaruházatot, melynek viselése a közreműködés ideje alatt minden esetben kötelező.

5. Szállás, ellátás, helyi közlekedés

5.1. Vidékről érkezőknek biztosítanak szállást?

Szállást a szervező bizottság sajnos NEM tud biztosítani.

5.2. Étkezési ellátást kapnak az önkéntesek?

Az önkénteseknek műszakonként egy meleg ételt biztosítunk a munkaidő végén: a délelőtti műszak végén ebédet, a délutáni műszak végén vacsorát. Műszakok ideje alatt vizet és nassolni valót biztosítunk az önkéntesek részére.

6 Akkreditáció

6.1. Mit jelent az önkéntesek akkreditációja?

Minden önkéntes fényképes akkreditációs kártyát kap, amely belépési lehetőséget biztosít ahhoz, hogy feladatait elvégezze. Az önkéntesek belépési jogosultsága feladatainak függvényében kerül meghatározásra.

6.2. Odaadhatom másnak az akkreditációs kártyámat, amikor nem dolgozom?

Az akkreditációs kártya fényképes, személyre szóló belépési jogosítvány, mely más személyre nem átruházható. A rendezvény helyszínein belül több helyen is ellenőrzik az akkreditációs kártyák jogos használatát.

7. Igazolások

7.1. Kaphatnak-e az önkéntesek igazolást a közreműködésükről?

Igen, minden önkéntes kap igazolást, melyet akár referencia levélként is tudnak a jövőben hasznosítani. Az Iskola Közösség Szolgálat óráit s le tudjuk igazolni. Igazolásokkal kapcsolatos további kérdéseivel kérjük, lépj velünk kapcsolatba az ottusavb2019@sportonkentesek.hu e-mail címen.

Köszönjük jelentkezésed, hamarosan találkozunk!